Probleme und Fehlervermeidung bei der Jahresabschlussfeststellung einer GmbH

Die Feststellung des GmbH-Jahresabschlusses (§ 42a GmbHG) sowie der damit oftmals einhergehende Beschluss zur Entlastung der GmbH-Geschäftsführer (§ 46 Nr. 5 GmbHG) sind ungeahnt fehlerträchtig. Je nach Perspektive (herrschender Mehrheits- oder Minderheits-Gesellschafter bzw. -Geschäftsführer) ergeben sich Fallstricke. Nachstehend sind einige Probleme dazu kurz angerissen:

1. Der Beschluss zur Jahresabschlussfeststellung setzt sich gewöhnlich zusammen aus der Feststellung des Jahresabschlusses und der Ergebnisverwendung. Die Feststellung des Jahresabschlusses schafft erst die Voraussetzung für die Verwendung eines (nach Verrechnung mit einem etwaigen Verlustvortrag verbleibenden) Gewinnes (§ 29 Abs. 2 und 3 GmbHG), nämlich – wie üblich – Einstellung in Gewinnrücklagen, Gewinnvortrag sowie Ausschüttung und Auszahlungszeitpunkt des auszuschüttenden Gewinnes
2. Eine grundsätzlich zulässige unterjährige Vorabgewinnausschüttung im bzw. für das laufende Geschäftsjahr – Voraussetzung ist eine belastbare Gewinnprognose (mindestens durch Zwischenrechnung, rechtssicherer ist eine Zwischenbilanz) über einen zu erwartenden, die Ausschüttung deckenden Gewinn! – ist im Falle eines Jahresverlustes bzw. eines nicht deckenden Gewinnes in Höhe der Differenzbeträge nebst Zinsen von den Vorabgewinn erhaltenen Gesellschaftern in bar zurückzuzahlen.
3. In die Rücklage eingestellter Gewinn wird gleichsam weggeschlossen; denn er steht in den folgenden Jahren nur zur Ausschüttung zur Verfügung, wenn die (nicht durch etwaige Verluste automatisch verbrauchte) Rücklage durch entsprechenden Gesellschafterbeschluss wieder aufgelöst wird. Hingegen: Erfolgt kein Beschluss über die Gewinnverwendung oder nur über eine Teilausschüttung, wird der (Rest-)Gewinn automatisch vorgetragen und steht im Folgejahr erneut für die Ergebnisverwendung zur Verfügung.
4. Der von der Geschäftsführung aufgestellte Jahresabschluss (§§ 41, 42a GmbHG) muss regelmäßig wenigstens einen Monat vor Beschlussfassung über die Feststellung allen Gesellschaftern, soweit sie nicht zugleich als Geschäftsführer an seiner Aufstellung mitgewirkt haben, zur Einsicht und Überprüfung vorgelegen haben. Dies ist bei der Einladung zur entsprechenden Gesellschafterversammlung dringend zu beachten! Ansonsten dürfte der Feststellungs- und insbesondere der hierauf beruhende Ergebnisverwendungsbeschluss mangelhaft und anfechtbar sein.
5. Die Feststellung des Jahresabschlusses bei einer GmbH hat die Bedeutung einer Verbindlicherklärung der Bilanz jedenfalls im Verhältnis der Gesellschafter zur Gesellschaft und auch untereinander. Dementsprechend ist die Bilanzfeststellung ein Vorgang, aus dem sich im Innenverhältnis auch rechtliche Konsequenzen für die Ansprüche zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern im Sinne eines – zivilrechtlich verbindlichen – Schuldanerkenntnisses ergeben können. Es ist also sehr aufmerksam zu prüfen, was diesbezüglich in einer aufgestellten Bilanz (als Teil des Jahresabschlusses) enthalten ist oder nicht (Darlehen der Gesellschafter an ihre GmbH oder vice versa; Ersatzansprüche der GmbH gegen ihre(n) Gesellschafter-Geschäftsführer; etc.), bevor der sie enthaltende Jahresabschluss festgestellt wird. Notfalls sollte ein Gesellschafter seine Zustimmung versagen und gegen den ihn überstimmenden Feststellungsbeschluss klagen. Hierbei ist aus Gründen der Sicherheit regelmäßig nur von einer Anfechtungsfrist von einem Monat ab entsprechender Beschlussfassung bzw. ab Kenntnis hiervon auszugehen.
6. Ein GmbH-(Gesellschafter-)Geschäftsführer muss einen Jahresabschluss bezüglich des Geschäftsjahres, in dem er noch amtierte, nach Beendigung seines Amtes weder aufstellen bzw. hieran mitwirken noch unterzeichnen. Hierzu ist nur der zu diesem Zeitpunkt amtierende Geschäftsführer verpflichtet (§ 245 HGB). Unterzeichnet er – obgleich nicht mehr amtierend – dennoch, namentlich mit dem Zusatz „Geschäftsführer“, setzt er sich dem Vorwurf der faktischen (Mit-)Geschäftsführung für den Zeitraum bis zur Unterzeichnung aus, der Anknüpfungspunkt für seine Haftung beispielsweise aus Insolvenzverschleppung (§ 15b InsO) sein könnte.
7. Bei der Beschlussfassung über seine Entlastung (§ 46 Nr. 5 GmbHG), die regelmäßig in der Gesellschafterversammlung betreffs der Jahresabschlussfeststellung mitbeschlossen wird, unterliegt ein Gesellschafter-Geschäftsführer einem Stimmrechtsausschluss. Dies wird häufig übersehen. Er kann nicht Richter in eigener Sache sein (§ 47 Abs. 4 GmbHG). Der Stimmrechtsausschluss erstreckt sich dabei auch auf die Stimmen, die der Gesellschafter-Geschäftsführer in gewillkürter oder gesetzlicher Vertretung anderer Gesellschafter ausüben will, und auf Gesellschafter (beispielsweise seine Holding-GmbH), die er beherrscht.